Onlineerfassung durch die Teilnehmer/innen

 

Was Sie wissen wollten

Sobald Ihr Projekt den Projektstatus "angenommen" hat, besteht für die Förderaktionen 1, 2 und 10 - 14 die Möglichkeit, dass Ihre Teilnehmer ihre Daten selbst online erfassen. Als Vorbereitung dafür müssen sie als Projektträger lediglich die Grunddatensätze mit (nur) der E-Mailadresse der Teilnehmer im System hinterlegen. Dies können Sie auf zwei Wegen erledigen:

1. manuell einen Datensatz anlegen und (nur) die E-Mailadresse eintragen

2. eine Datei mit den E-Mailadressen nach Vorlage erstellen und diese in das System hochladen

Nachdem die E-Mailadressen der Teilnehmer im System gespeichert sind, können Sie als Projektträger den Teilnehmern aus dem System heraus eine E-Mail senden. In der E-Mail ist ein Link enthalten, über den der Teilnehmer einen Fragebogen aufrufen und seine Daten ergänzen kann.

Wichtig:

• der Link ist nur zwei Monate gültig
• der Link verliert seine Gültigkeit, sobald der Teilnehmer den Fragebogen gespeichert ist
• nach der Speicherung des Fragebogens kann auch keine weitere E-Mail mit einem neuen Link an den Teilnehmer gesendet werden.
• nachträgliche Änderungen können dann nur Sie als Projektträger vornehmen!

 

Was Sie tun müssen

 

manuell einen Datensatz anlegen

Klicken Sie die Schaltfläche "neuen Eintrag hinzufügen" unterhalb der Liste der Teilnehmenden und das System zeigt den Dialog "Teilnehmende(n) erfassen" an.

 

Abbildung 1   neuen Teilnehmer/in anlegen

 

Hinterlegen Sie nur die E-Mailadresse und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "speichern".

 

Abbildung 2   (nur) E-Mailadresse erfassen

 

Datei mit E-Mailadressen hochladen

Klicken Sie auf den Link "Vorlage" im Bereich "Teilnehmende anlegen". Das System zeigt Ihnen die Dateivorlage an, die Sie zur Erstellung der E-Mailadressliste verwenden müssen. Laden Sie diese Vorlage herunter und befüllen Sie sie mit den E-Mailadressen Ihrer Teilnehmer.

 

Abbildung 3   Datei mit E-Mailadressen aus einer Vorlage erstellen

 

Klicken Sie auf die Schaltfläche "+ Datei auswählen" und markieren Sie die Datei mit den E-Mailadressen.

 

Abbildung 4   Datei mit E-Mailadressen auswählen

 

Übernehmen Sie die Datei mit "Auswahl übernehmen" und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Anlegen": das System legt für jede E-Mailadresse, also jeden Teilnehmer automatisch einen Datensatz an.

 

Abbildung 5   Datei mit E-Mailadressen in das System hochladen