Mehrfachteilnehmer erfassen
Was Sie wissen wollten
Als Projektträger können Sie die Daten Ihrer Teilnehmer (TN) manuell im System erfassen. Sollten Teilnehmer bereits bei einer anderen Maßnahme dabei gewesen sein, können Sie die Daten dieser TNaus dem anderen Projekt übernehmen.
Voraussetzungen hierfür sind, dass
- beide Projekte derselben Förderaktion zugeordnet sind
- im Dialog Individualdaten, Klappbereich D3 des Vorprojektes die Frage mit "Ja" beantwortet wurde und
- dadurch das "Datum Maßnahmeeintritt" im gleichen Dialog des (Vor)Projektes auf das Ende des Bewilligungszeitraums gesetzt wurde
Wichtig: diese Funktion wird nur bei Projekten der Förderaktionen 5, 6, 9, 10 und 11 angeboten.
Was Sie tun müssen
Klicken Sie die Schaltfläche "Teilnehmende(n) aus Vorprojekt übernehmen".
Abbildung 1 Teilnehmer/in aus einem Vorprojekt übernehmen
Das System öffnet den Dialog "Teilnehmende(n) erfassen".
Geben Sie dort im Klappbereich Kontaktdaten die Teilnehmenden-ID des TN den Sie übernehmen möchten und klicken Sie auf die Schaltfläche "Suchen".
Abbildung 2 Teilnehmer/in suchen
Das System prüft, ob der TN die geforderten Voraussetzungen erfüllt.
Falls zu dem TN im Vorprojekt noch keine Austrittsdaten erfasst sind (die Fragen 25 ff. sind leer) oder ein so gen. „echter/endgültiger Austritt“ (die Fragen 25 ff. sind beantwortet, Frage 26 = „nein“) werden im Vorprojekt bei Bestätigung automatisch die Austrittsdaten auf „Teilnahme im Folgeprojekt“ und als Austrittsdatum das Projektende gesetzt. Das System zeigt in diesem Fall diese Hinweismeldung an:
Abbildung 3 Teilnehmer/in in das Projekt übernehmen
Wichtig
Eine Hinweismeldung wird nicht zwangsläufig bei jeder Suche und Übernahme angezeigt.
Nach dem Klick auf die Schaltfläche "Übernehmen" werden die Daten des TN im neuen Projekt angezeigt.
Prüfen Sie die Sachlage und entscheiden Sie dann, ob Sie den TN (trotzdem) in das aktuelle Projekt übernehmen möchten oder nicht.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "OK", wenn Sie den TN übernehmen möchten oder auf die Schaltfläche "Abbrechen", wenn der TN nicht übernommen werden soll. Im Folgeprojekt werden die Eintrittsdaten aus dem Vorprojekt übernommen. Die Eintrittsdaten können ggf. nur im Vorprojekt geändert werden.
Im Folgeprojekt wird bei „Mehrfachteilnahme“ der Haken gesetzt und als Eintrittsdatum wird bei Frage 13 der Beginn des Folgeprojektes angegeben, diese Felder können nicht bearbeitet werden:
Die Kontaktdaten können ggf. im Folgeprojekt selbst geändert werden.
Hinweise für die Erfassung der TN bei der Aktion 5 und 6
1. Der TN wechselt beim gleichen Projektträger in eine Klasse im nächsten Schuljahr
Bsp.: Der TN hat im Schuljahr 2023/2024 an einem Projekt teilgenommen und nimmt im Schuljahr 2024/2025 am Folgeprojekt des gleichen Projektträgers (PT) teil. Im Folgeprojekt muss der TN nicht neu erfasst werden, sondern man kann den „Teilnehmenden aus Vorprojekt übernehmen“, s. Anleitung "Was Sie tun müssen" oben.
2. Der TN wechselt beim gleichen Projektträger innerhalb des Schuljahres die Klasse und somit das Projekt
Hier kommt es darauf an, ob das Projekt, in das der TN wechselt, eine höhere laufende Projektnummer hat als das Vorprojekt. In diesem Fall soll die Funktion „Teilnehmenden aus Vorprojekt übernehmen“ verwendet werden, Anleitung s. oben.
Der TN wird z. B. so abgebildet:
Projekt 240001, echter Eintritt: 01.09.2024, Austritt Teilnahme im Folgeprojekt: 31.07.2025
Projekt 240002, Eintritt Mehrfachteilnahme: 01.09.2024, echter Austritt 31.07.2025
Für ESF-Bavaria und das Monitoring ist nur der erste echte Eintritt und der echte Austritt entscheidend. Es ist deshalb auch nicht schädlich, dass es so aussieht, als wäre er in beiden Projekten das ganze Schuljahr anwesend. Die Details müssen aus den Klassenbüchern ersichtlich sein und die Abrechnung entsprechend erfolgen.
Falls der TN aber innerhalb eines Schuljahres von einem Projekt mit höherer laufenden Projektnummer in eines mit niedrigerer Projektnummer wechselt, kann die Funktion „Teilnehmenden aus Vorprojekt übernehmen“ nicht genutzt werden, weil ESF-Bavaria den TN dann nicht findet. In diesem Fall muss der TN neu angelegt werden und bekommt dabei auch eine neue ID. An den Nachnamen soll eine „2“ angefügt werden. Das ist notwendig, damit bei der Speicherung der Austrittsdaten der TN nicht als bereits mit einem echten Austritt vorhanden zurückgewiesen wird. Die Ziffer hilft dem Monitoring auch dabei diese TN zu finden und entsprechend bei der Auswertung zu berücksichtigen.
Erfasst wäre so ein TN z. Bsp. so:
Projekt 240002 TN Hans Blanko ID 777 Eintritt 01.09.2024 Austritt 31.12.2024
Projekt 240001 TN Hans Blanko2 ID 865 Eintritt 01.01.2025 Austritt 31.07.2025
3. Der TNwechselt zu einem anderen Projektträger
Der Fall tritt wahrscheinlich am häufigsten beim Umzug eines TN auf. Hier kann die Funktion „Teilnehmenden aus Vorprojekt übernehmen“ nicht verwendet werden, da man nur TN finden kann, die an einem Vorprojekt in der gleichen Organisation teilgenommen haben. Der TN ist in beiden Projekten mit den tatsächlichen Eintritts- und Austrittsdaten zu erfassen. Es ist nicht notwendig eine laufende Nummer an den Nachnamen anzufügen.